OpenEdition recrute un·e assistant·e en gestion financière, comptable et administrative de projet européen

Informations générales

• Niveau de recrutement : Assistant·e ingénieur·e (Catégorie A)
• Branche d’activité professionnelle : J3E47 – Assistant·e en gestion financière et comptable
• Quotité : poste à temps complet ou incomplet à 80%
• Rémunération : entre 1 516€ et 1 895€ brut selon quotité
• Localisation du poste : Marseille (OpenEdition Center, 22 Rue John Maynard Keynes, 13013 Marseille) ou Paris (OpenEdition Center, EHESS, 54 Bd. Raspail, 75006 Paris) selon candidatures.
• Poste à temps complet ou incomplet 80 % ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable sur toute la durée du projet, soit jusqu’au 31 décembre 2023)
• Poste à pourvoir au 1er octobre 2021
• Date limite de dépôt des candidatures : 29 août 2021

Environnement et contexte de travail

L’École des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L’établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 500 doctorants (avec près de 250 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d’un domaine, d’une approche ou, pour un tiers d’entre elles, d’une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 300 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.

L’École est membre fondateur de l’Établissement public Campus Condorcet, dont la mission est la coopération scientifique entre ses membres fondateurs, et notamment le soutien à leurs programmes de recherche, et la mise à disposition des chercheurs et des étudiants fréquentant le Campus de conditions de vie et de travail à la hauteur des normes internationales.

OpenEdition Center est Unité Mixte de Service et Recherche (CNRS/EHESS/AMU/UA) qui porte l’infrastructure de recherche nationale OpenEdition.org, au service de la communication scientifique en sciences humaines et sociales. OpenEdition Center coordonne le projet européen COESO – Collaborative Engagement on Societal Issues, financé dans le cadre d’un appel Horizon2020-Swafs et réunissant 15 partenaires de 6 pays différents.
OpenEdition Center est composée d’une cinquantaine de personnes.

L’assistant·e en gestion financière et comptable est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service du service administratif et financier et travaille en étroite collaboration avec le service Développement International d’OpenEdition Center.

Mission

Le·la gestionnaire assure la gestion financière et comptable des dépenses du projet européen (Horizon2020) COESO, travaillant en collaboration avec le service administratif et financier et le service développement international d’OpenEdition Center, et avec les services généraux de l’EHESS.

Il·elle accompagne les partenaires internationaux du projet dans la compréhension et application des procédures administratives, financières et/ou comptables relatives au projet et à son financement (règles de financement de la Commission Européenne, Horizon2020).

Activités principales

Assurer la gestion financière et comptable et les activités de reporting financier, en collaboration avec les services d’OpenEdition Center et les services généraux de l’EHESS :

• Instruire les dossiers comptables et financières en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Suivre et contrôler les opérations comptables et financières
• Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
• Collecter, classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
• Contribuer au suivi du budget du projet
• Assurer la gestion des dépenses en collaboration avec les CSP (Centre de Service Partagé) de l’EHESS
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Piloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bord (reporting)
• Établir, à partir du système d’information, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l’évolution de la législation et de ses conséquences
• Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Participer aux réunions gestionnaires aménagées par l’EHESS
• Travailler en collaboration avec les membres du centre et les services généraux de l’EHESS

Participer à la mise en œuvre des missions et activités :

• Préparer les missions (réservations de voyages, hôtels, transports etc.)
• Organiser et administrer les colloques et d’autres manifestations scientifiques du centre (restauration, hébergement des participants, pauses café etc.)

Assurer un rôle d’expertise et de conseil :

• Suivre l’application des règles, directives et procédures financières et/ou comptables relatives aux projets européens de type Horizon2020
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l’évolution de la législation et de ses conséquences
• Accompagner les partenaires dans la compréhension et application des procédures administratives, financières et/ou comptables applicables au projet
• Organiser des réunions périodiques de suivi avec les partenaires sur les questions administratives, comptables et financières
• Contribuer au reporting du projet pour la partie financière et comptable

Connaissances

• Droit public
• Droit des contrats
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Comptabilité analytique
• Systèmes d’information budgétaires et financiers (SIFAC, Plateforme de réservation voyages et hôtels, etc.)
• Environnement et réseaux professionnels
• Connaître les règles, directives et procédures financières et/ou comptables relatives aux projets européens (notamment Horizon2020)
• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une unité de service et de recherche
• Connaître les principes essentiels en matière de finances publiques
• Langue anglaise (écrit, lu, parlé) : B2 ou plus (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer les règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Savoir appliquer les règles d’usages et procédures administratives
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Sens de l’organisation
• Connaître les logiciels de gestion financière
• Savoir rendre compte et réaliser des reporting financiers
• Savoir travailler avec des documents collaboratifs
• Sens de la confidentialité- rigueur / fiabilité
• Autonomie
• Savoir travailler en équipe
• Savoir se relationner à des partenaires de projet
• Sens de la pédagogie

Contraintes et risques

• Missions fréquentes entre Paris et Marseille
• Station assise continue prolongée
• Travail continu et prolongé sur écran
• Langue de travail français et anglais
• Usagers, collaborateurs et partenaires dispersés géographiquement en Europe
• Complexité de l’environnement général

Profil

• Niveau d’études : bac+2 minimum
• Expérience souhaitée : plus de 3 ans dans le même domaine d’activité

CV et lettre de motivation à envoyer à alessia.smaniotto[at]openedition.org

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