OpenEdition lance son espace de formation en ligne

OpenEdition a choisi le système de gestion des apprentissages open source Moodle pour gérer l’ensemble de son offre de formations à partir de 2023. Le 28 février, l’équipe d’Hypothèses inaugurera le nouvel espace de formation disponible à l’adresse https://training.openedition.org en proposant un parcours en modalité hybride. Laurent Delvalle, chargé d’ingénierie pédagogique au service Assistance et formation, et Nathalie Casanova, chargée de l’accompagnement des communautés d’Hypothèses au service Blogging scientifique, nous expliquent les particularités de ce nouveau dispositif et les opportunités qu’il offre aux utilisateurs et utilisatrices d’OpenEdition.

• OpenEdition propose des sessions de formation sans frais aux utilisateurs et utilisatrices ayant à assurer la mise en ligne de contenus sur nos plateformes avec les logiciels libres Lodel et WordPress. Pour gérer la logistique des formations, OpenEdition a choisi le système de gestion des apprentissages Moodle. Pourquoi cette évolution ?

Laurent Delvalle : Depuis plusieurs années, l’offre de formations d’OpenEdition évolue vers la multimodalité : être en mesure de proposer, en complément du « présentiel » des formations en ligne tutorées qui s’appuient sur un dispositif de visioconférence que nous appelons « classe virtuelle synchrone ». Cette modalité s’est évidemment imposée durant la crise de la covid-19 pour continuer à former régulièrement les contributeurs et contributrices de nos plateformes. Cela s’est fait à l’initiative des formatrices et formateurs à l’utilisation de notre logiciel d’édition électronique Lodel. Puis l’équipe d’Hypothèses a très vite suivi le pas.

La crise sanitaire fut le déclencheur d’une évolution logique de notre offre de formations vers la multimodalité. La répartition géographique de notre public est très étendue : elle interroge le « 100% présentiel », modalité qui impose des contraintes, notamment logistiques, aux personnes qui ont besoin d’être rapidement opérationnelles et ne peuvent ou ne souhaitent pas se déplacer. À ce constat se sont ajoutées les remontées des questionnaires de satisfaction de nos formations mettant en lumière le besoin d’une offre de formations à distance réellement structurée. 

Ces deux dernières années, nous avons donc mené un travail de conception pédagogique et de structuration pérenne de nos formations : définition des objectifs d’apprentissage, séquençage, développement de contenus spécifiques pour la formation à distance, réflexions sur l’intégration de l’évaluation des connaissances et de référentiels de compétences. Avec l’idée qu’à court terme, OpenEdition pourrait se doter d’un système de gestion des apprentissages (LMS) pour être en mesure d’assurer le pilotage logistique de ses formations et leur mise en œuvre pédagogique. 

Après une analyse comparative de différents systèmes de gestion des apprentissages, nous avons opté pour le LMS Moodle, un système open source, bien identifié par notre communauté d’utilisateurs et utilisatrices et largement utilisé par les partenaires de notre réseau. Une partie du projet a été incubée en interne. Il a ensuite été enrichi grâce à l’aide d’un prestataire qui héberge aujourd’hui notre instance Moodle.

Le paramétrage de notre système de gestion des apprentissages a été finalisé en décembre 2022.

C’est là que s’opère la bascule vers la modalité dite « hybride en ligne ». En effet, Moodle nous permet d’intégrer l’hybridité à une formation : proposer un temps de formation tutorée dit « synchrone » où stagiaires et formateurs / formatrices sont en temps simultané (en présence ou à distance) et un temps de formation à distance dit « asynchrone » où les stagiaires réalisent des activités en autonomie  : activités préparatoires à la classe virtuelle, ou activités complémentaires à la classe virtuelle.

• Comment fonctionne cet espace de formation en ligne ? Quels sont les avantages en termes pédagogiques ?

Laurent Delvalle – Tout commence par la création d’un compte individuel. Cette étape déclenche toutes les autres : inscription à une session de formation, consultation des contenus préparatoires à la classe virtuelle, accès à la classe virtuelle, réception de l’attestation de présence après la classe virtuelle, accès à des évaluations formatives sous forme de quiz. 

Le secteur Éditorial d’OpenEdition a été mis à contribution pour fluidifier au maximum les étapes de création de compte et d’inscription aux formations, grâce aux différents tests réalisés en interne. Selon les essais que nous avons réalisés, cette étape clé prend environ deux minutes. 

1. Chaque stagiaire crée son compte individuel à l’aide de son courriel. À ce stade, il ou elle renseigne différents champs d’informations qui pourront être lus par les gestionnaires de formation pour l’identifier correctement dans le système et pour évaluer ultérieurement sa demande d’inscription à une formation. 
2. Après connexion à l’espace de formation, il ou elle demande à s’inscrire à la session de formation qui l’intéresse.
3. Le ou la gestionnaire de formation reçoit alors une notification par courriel de cette demande et la valide en s’assurant que les informations renseignées par le ou la stagiaire correspondent bien aux critères d’éligibilité à la formation proposée.
4. Une fois la demande d’inscription validée, il ou elle a accès à son espace de formation. Sur la page d’accueil de la formation, il ou elle dispose d’une vue synthétique du parcours de formation : les activités préparatoires à la classe virtuelle, les informations relatives à la classe virtuelle (jour, date, URL), et les activités ou contenus ultérieurement accessibles, suivant une logique de progression pédagogique. 

Le gain pédagogique est triple : 

• L’introduction d’un temps d’apprentissage asynchrone facilite l’appropriation des connaissances et savoir-faire. En d’autres termes, on apprend mieux sur une période plus longue, via un espace où des ressources demeurent consultables « à la demande », avant ou après la mise en présence simultanée des formateurs et formatrices et des stagiaires. L’apprentissage est rythmé par le ou la gestionnaire de formation qui introduit des contenus au fur et à mesure : par exemple, la restitution des travaux réalisés lors de la classe virtuelle quelques jours après.  
• La multimodalité est très étendue et les possibilités pédagogiques sont quasiment infinies : on peut les inscrire dans un continuum allant de formations très tutorées (synchrone, asynchrones) à des formations entièrement auto-rythmées, où les stagiaires sont maîtres de leurs apprentissages. 
• La granularité des formations : gérer la problématique de niveaux (débutant, intermédiaire, avancé) ou encore la spécialisation thématique. Certains contenus ou aspects d’une formation intéressent un public davantage qu’un autre, il faut donc être en mesure d’adapter l’offre aux besoins. 

Nathalie Casanova : Dans le cas des formations WordPress pour Hypothèses, l’usage de Moodle va nous permettre d’appliquer cela sur deux plans. D’une part, le parcours de l’utilisateur et utilisatrice facilitera son accès aux ressources, et d’autre part, nous pourrons proposer une formation plus complète avec des éléments préparatoires, ainsi que le développement de contenus asynchrones autour de la formation. Ainsi cet espace de formation sera une seule porte d’entrée vers plusieurs outils afin de simplifier le parcours d’apprentissage, en regroupant des nouveaux contenus de formation avec des liens directs vers des ressources déjà présentes sur la Maison des carnets et sur le forum de discussion des carnetiers et carnetières. En effet, pour les personnes débutantes qui ne sont pas familières avec WordPress, il sera désormais proposé dans un premier temps une courte sélection de contenus à consulter en amont de la formation pour se familiariser avec l’outil, elle sera étoffée par la suite. Nous avons pour objectif de continuer à enrichir les formations pour aider à la prise en main des carnets et proposer des activités complémentaires, comme par exemple un quiz pour rafraîchir ses connaissances après la formation. Grâce à l’espace de formation Moodle, nous aurons ainsi une continuité dans le parcours de formation qui est un réel atout pédagogique.

• Quelles ont été les différentes phases de la mise en œuvre de cet espace de formation ? Pourquoi commencer par les formations Hypothèses ?

L.D. : La mise en place de Moodle au sein d’OpenEdition est le fruit d’un travail collectif et collaboratif. Une vingtaine de personnes ont été mobilisées, à des degrés divers, aux différentes étapes du projet qui s’est étendu sur une période de 18 mois : de l’analyse des besoins, à la sélection de du système de gestion des apprentissages jusqu’à la série de tests qui nous permettent aujourd’hui de lancer une version entièrement fonctionnelle. 

Le service Assistance et formation a bénéficié de l’implication forte du service Blogging scientifique, en charge des dimensions éditoriales de la plateforme, tout au long du projet : pour la réalisation des tests, le développement de contenus, la mise en œuvre d’une première formation WordPress pour Hypothèses – niveau 1 en configuration « réelle », qui a servi de banc d’essai pour le lancement officiel de notre espace de formation en ligne.

Le service blogging scientifique avait des besoins immédiats de mise en œuvre logistique de son offre de formations sur Moodle et a donc rejoint très tôt le projet, avec l’idée d’internaliser progressivement des compétences en ingénierie de projet pédagogique pour les pérenniser.

Nous avons considérablement resserré les liens entre nos services du fait de cette forte implication. Les enseignements tirés de cette collaboration nous seront très précieux pour développer les formations dans le cadre du lancement de la nouvelle version de Lodel.

• Ces formations à distance sont complémentaires de celles en présentiel. Est-ce qu’à terme l’objectif est de passer entièrement en distanciel ?

N.C. : En dehors des questions sanitaires auxquelles nous avons été confrontés, dans le cas d’Hypothèses, remplacer certaines sessions de formations en présentiel par des classes virtuelles a pour avantage de permettre aux carnetiers et carnetières d’autres pays de suivre la formation. En effet, outre les formations données par nos partenaires pour les communautés allemandes ou espagnoles, ou encore des initiatives particulières de collègues comme le réseau Acfas au Canada, la plupart des formations en présentiel avaient lieu en France. Aujourd’hui, avec ce dispositif, des carnetiers et carnetières  ont pu se joindre à nous depuis plusieurs endroits géographiquement éloignés tel que l’Afrique ou l’Amérique du Sud. 

Cependant, quelle que soit la qualité de conception d’un parcours d’apprentissage à distance, cette modalité ne convient pas à tous les stagiaires : il peut être ardu de jongler entre plusieurs écrans,  entre plusieurs onglets. C’est une des raisons pour lesquelles le tout virtuel n’est pas souhaitable.

L.D. : Lorsqu’elle est réalisable, la modalité présentiel présente un grand intérêt du point de vue de l’amélioration à court terme de la qualité des formations. C’est à partir des interactions formateur ou formatrice – stagiaire en présentiel que l’on fait remonter les premiers retours utiles à l’amélioration continue des formations, quelle que soit la modalité proposée. 

Sans un lien direct et régulier avec le public, le risque est grand de perdre pied avec la réalité, celle des stagiaires confrontés à la réalisation de tâches parfois complexes.

Le présentiel permet également aux formatrices et formateurs de mieux s’approprier et transmettre les contenus dont ils ont l’expertise, de travailler leur posture et développer leur aisance.

Ceci étant dit, dans un contexte global imposant une réflexion sur les leviers de sobriété énergétique, nous ne pouvons ignorer que le pilotage de formations à distance est un atout.

• Pour le moment, plusieurs séances ont été programmées pour Hypothèses. Des sessions sont-elles prochainement prévues pour les communautés d’OpenEdition Journals et OpenEdition Books ? Quelles sont les prochaines étapes ?

L.D. : Le lancement de la nouvelle version de Lodel est un grand défi en 2023. C’est un projet prioritaire qui mobilise l’équipe d’OpenEdition depuis mars 2021. 

Depuis la rentrée universitaire, nous sommes entrés dans une phase de travail coordonnée à laquelle sont associées les équipes des services Assistance & formations, Livres et Revues. Il s’agit de : finaliser la nouvelle version de Lodel, la nouvelle chaîne de préparation des documents, préparer la communication autour du lancement, produire une nouvelle documentation, et concevoir de nouveaux parcours de formations. 

Ces activités sont menées soit en parallèle, soit en interdépendance, et doivent donc être réalisées les unes en relation avec les autres dans un calendrier de livrables assez court.

L’offre de formations que nous proposions aux équipes éditoriales d’OpenEdition Journals ou Books a donc été suspendue. Une première offre de formations aux nouveaux services sera proposée dès que la montée de version permettra des accès en écriture sur un espace de formation dédié. Dans ce cadre, nos formations seront d’abord dirigées vers la communauté des éditeurs de livres, et nous souhaitons proposer les premières sessions avant l’été 2023. 

Une communication plus détaillée sur le calendrier des formations à l’utilisation de Lodel 2 pour OpenEdition Books et Journals sera adressée à nos communautés d’ici le printemps.

Pour en savoir plus

Voir le calendrier et plan de formation pour Hypothèses.

Revoir la session sur l’évolution de l’offre de formation organisée lors des Rencontres d’OpenEdition 2022.

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